Quick Guide: In 7 Schritten zur idealen Bedarfsplanung Lösung

In einem Marktumfeld, das immer komplexer und volatiler wird, kann eine Software für die Bedarfsplanung enorm helfen. Doch wie wählt man die perfekte Lösung für die Bedarfsplanung aus und auf was sollte man bei der Auswahl achten?

In dem folgenden Post liefern wir dir 7 einfache Schritte, die dir dabei helfen, deine perfekte Bedarfsplanungslösung zu finden. Los geht’s!

1. Sich über die Bedeutung der Bedarfsplanung bewusst werden

Die Bedarfsplanung stellt eine entscheidende Basis für wichtige Entscheidungen entlang der Supply Chain dar. In der Produktion kann eine ungenaue Bedarfsplanung beispielsweise zu ungeplanten Nachfragespitzen führen. Dies verursacht zusätzliche Kosten und begünstigt Verzögerungen. Vor allem bei Kernprozessen wie dem Nachschub oder Transport der Produkte bedeutet eine ungenaue Bedarfsplanung meistens überhöhte Lagerbestände, hohe Kapitalbindung oder Umverteilungskosten, besonders dann, wenn Produkte nicht am richtigen Ort und zur richtigen Zeit vorhanden sind.

Eine ungenaue Bedarfsplanung beeinflusst neben der Produktion, dem Einkauf und der Logistik auch die Finanzplanung. Ungenaue Prognosen können dazu führen, dass finanzielle Ressourcen ineffektiv eingesetzt werden, sodass wichtige Investitionen verschoben werden und es zur Kapitalbindung kommt.

Im ersten Schritt solltest du dir deshalb klar machen, welche Bereiche die Bedarfsplanung eigentlich beeinflusst und was dies für langfristige Folgen haben könnte.

2. Den eigenen Planungsprozess verstehen

Da du nun weißt, welche Folgen eine ungenaue Bedarfsplanung hat, geht es im nächsten Schritt darum, den eigenen Planungsprozess zu verstehen.

Folgende Fragen könnten dir dabei als Leitfaden dienen:

Wie sieht der aktuelle Planungsprozess aus?

Bedarfsplanungsprozesse können äußerst kompliziert sein, vor allem dann, wenn diese viele manuelle Teilprozesse beinhalten. Bevor du dich also an die Suche ranmachst, solltest du definieren, welche Schritte viel Zeit erfordern und was automatisiert werden kann. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn große Datenmengen analysiert werden oder individuelle Forecasting Modelle manuell erstellt werden müssen.

Wie gut sind eigentlich die aktuellen Prognosemodelle?

Es ist wichtig, die eigenen Prognosemodelle zu testen. Hierfür ist es entscheidend, ehrlich zu sein und die Sache objektiv anzugehen. Einige Bereiche fühlen sich angegriffen, wenn innovativere Lösungen einen besseren Ansatz verfolgen und genauere Ergebnisse liefern als bestehende Methoden. Du musst dir im Klaren sein, dass innovativere Lösungen, vor allem diejenigen, die sich auf die Bedarfsplanung und Forecasting spezialisieren, mit hoher Wahrscheinlichkeit bessere Ergebnisse liefern. Hierbei empfiehlt es sich, ein internes Benchmark zu erstellen und dieses im Rahmen eines Proof-of-Concept zu testen.

Weitere mögliche Fragen, die du dir stellen solltest, könnten die Folgenden sein:

• Ist der aktuelle Bedarfsplanungsprozess fit für die Zukunft?
• Wie hoch sind die Kosten?
• Wie lange dauert ein Bedarfsplanungszyklus?
• Wie viele Leute sind involviert?
• Wie stark ist die Fehleranfälligkeit?
• Wie würde der Planungsprozess mit einem innovativeren Tool aussehen?

3. Wichtige Auswahlkriterien für das perfekte Bedarfsplanungstool definieren

Bevor es auf die Suche geht, gilt es zu definieren, wie ein ideales Bedarfsplanungstools aussieht. Natürlich gibt es viele Kriterien, anhand derer man Tools bewerten kann. Besonders wichtig ist es, zu entscheiden, welche Kriterien für das eigene Unternehmen wichtig sind.

Wir haben die 5 wichtigsten Kriterien für dich zusammengefasst:

Hoher Automatisierungsgrad

Wirklich gute Bedarfsplanung Lösungen erleichtern die Planung, anstatt diese zu erschweren. Automatisierung können viele, doch nicht alle verstehen unter Automatisierung dasselbe.

Die höchste Stufe der Automatisierung bedeutet, dass das System ein individuelles Prognosemodell für jedes einzelne Produkt erstellt und diese auch entsprechen adaptiert, wenn es zum Beispiel zu Schwankungen kommt.

Für eine effiziente Planung ist es wichtig, keine Zeit für Datenaufbereitung oder die manuelle Einstellung von Prognosemodellen zu verschwenden. Idealerweise führt das Planungstool die Analyse großer Datenmengen und die Prognosemodellerstellung selbst durch.

Flexibilität in Bezug auf Veränderungen

In einem Marktumfeld, das kontinuierlich in Bewegung ist, spielt Flexibilität eine entscheidende Rolle. Eine flexible Lösung für die Bedarfsplanung erkennt Veränderungen in den Daten sowie der Umwelt und passt sich entsprechend an.

Eine statische Lösung, die hingegen manuell an Veränderungen angepasst werden muss, ist nicht mehr zeitgemäß und bringt langfristig erhebliche Kosten aufgrund von Anpassungen mit sich.

Automatische Erkennung von relevanten internen und externen Daten

In einem Daten getriebener Welt ist es wichtig zu verstehen, welche Daten sich auf den Bedarf auswirken. Idealerweise sollte eine Bedarfsplanung Software Kausalitäten automatisch erkennen und diese in die Prognoseberechnung einbauen. Hierfür ist es entscheidend, dass interne Daten einfach in das Bedarfsplanungssystem eingespielt werden können und das System ein eigenes großes Pool an externen Daten zur Verfügung stellt. Dadurch hat man nämlich keine Aufwände, die Daten selbst zu suchen, zu analysieren und für die Prognosen vorzubereiten.

Integrierbarkeit in die bestehende IT-Landschaft

Moderne Bedarfsplanungslösungen sollten schnell und unkompliziert in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können. Dies hat vor allem den Vorteil, dass Implementierungskosten niedrig gehalten werden und Ergebnisse in bestehenden Systemen einfach genutzt werden können. Dadurch fallen Schulungskosten weg, sodass sofort Resultate erzielt werden können und Key User in ihren gewohnten Tools ganz einfach weiterarbeiten können.

Verbesserungspotenziale der Prognosegenauigkeit

Ein System, dass nicht aus vergangenen Fehlern lernt, kann langfristig nicht besser werden. Besondere Bedarfsplanungssysteme sind selbstlernend und optimieren entsprechende Prognosemodelle von selbst. Auf diese Weise lässt sich die bestmögliche Prognosegenauigkeit erzielen. Zusätzliche bieten solche Systeme die Möglichkeit, Expertenwissen einzubeziehen, um dieses in für unterschiedliche Prognoseszenarien zu nutzen. Dadurch wird ebenfalls ein Scoring der Inputs möglich, sodass schlechter Input eine niedrigere Gewichtung beim nächsten Durchgang erhält.

4. Grobes Budget für die Bedarfsplanung Lösung festlegen

Die Preise für Bedarfsplanungslösungen können stark schwanken. Deshalb ist es hilfreich, sich vorher klar zu werden, was dein Unternehmen überhaupt ausgeben möchte. Ein Budget für ein Bedarfsplanungstool sollte zumindest folgende Kostenpunkte einkalkulieren:

• Services, um die Datenbasis für einen Proof-of-Concept (PoC) zu schaffen
• Durchführung eines Proof-of-Concept (PoC)
• Notwendige Anpassungen an den entsprechenden Use-Case
• Roll-Out und Management
• Jährliche Kosten für die Nutzung

Wurde ein Budget definiert, ist es viel leichter, den geeigneten Anbieter zu finden, da man nicht in die Falle tappt am Ende mehr auszugeben, als man eigentlich wollte.

Vor der finalen Festlegung des Budgets, empfiehlt es sich, mögliche Einsparungspotenziale im Rahmen eines Proof-of-Concept zu testen. Nur so lässt sich wirklich ermitteln, ob sich die Investition in eine Bedarfsplanung Software lohnt.

5. Den idealen Partner definieren: Innovative Start-ups vs. Etablierte Anbieter

Bevor man eine Software für die Bedarfsplanung auswählt, musst du zunächst wissen, welcher Partner zu deinem Unternehmen passt. Mach dich darauf gefasst, dass du die Qual der Wahl zwischen großen etablierten Unternehmen, die von allem etwas können, sowie kleineren Unternehmen, die in einem bestimmten Bereich besonders innovativ sind, haben wirst.

Start-ups verfolgen üblicherweise einen innovativen Ansatz und sind recht flexibel, wenn es um Anpassungen und deine Wünsche geht. Zudem sind sie im Vergleich zu Großanbietern in den meisten Fällen kostengünstiger und schneller. Hinzu kommt, dass du bei Start-ups definitiv eine Innovation bekommst, denn sonst wären sie ja kein Start-up.

Etablierte Anbieter zeichnen sich durch eine breite Funktionalität aus, die jedoch ihren Tribut fordert. Breit aufgestellte Lösungen sind keine Spezialisten, sondern Generalisten. Das heißt, sie bieten für jeden Use-Cases etwas an, ohne dabei wirklich exzellent zu sein. Großanbieter verlangen meistens hohe Implementierungskosten und sind auch deutlich teurer, wenn es um die jährlichen Nutzungsgebühren geht.

Start-ups und etablierte Anbieter bieten Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt, wenn du den idealen Partner für die Bedarfsplanung finden möchtest.

6. Evaluierung des Anbieters

Nachdem du das Internet nach Anbieter durchsucht hast, ist es endlich so weit. In diesem Schritt geht es an die die Evaluierung.

Ziel der Evaluierung ist es, alle offenen Fragen zu klären und aktuelle Herausforderungen in Bedarfsplanung zu kommunizieren. Dadurch kann der Anbieter näher auf die Problemstellungen eingehen und erklären, wie diese und ob diese von der Bedarfsplanung Tool gelöst werden können. 

Im Folgenden findest du einige wichtige Fragen, die in diesem Schritt geklärt werden sollten:

• Werden die Anforderungskriterien erfüllt?
• Wie innovativ ist der Anbieter?
• Was sind die Vorteile?
• Wie einfach ist die Bedarfsplanung Lösung in bestehende Systeme zu integrieren?
• Was könnten die möglichen Potenziale sein?
• Welche Kenntnisse werden benötigt, um die Lösung zu nutzen?
• Wie lange dauert die Implementierung?
• Gibt es eine Testphase?
• Welche Daten werden für einen ersten Test benötigt?
• Liegt die Lösung im Rahmen des Budgets?
• Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Hat man die wichtigsten Fragen geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, die notwendige Basis für einen ersten Test zu schaffen.

7. Die Basis für eine innovative Bedarfsplanung schaffen

Nachdem alle wichtigen Fragen geklärt wurden, muss nur noch die Basis für den Proof-of-Concept (PoC) geschaffen werden. Da du möglichst effizient herausfinden möchtest, welche Potenziale sich hinter der Lösung verbergen, gilt es die Rahmenbedingungen festzulegen. Dadurch lässt sich genau testen, wie die jeweilige Bedarfsplanung Software performt und welche Vorteile diese im Vergleich zum bestehenden Planungsansatz mit sich bringt.

Um die optimale Basis zu schaffen, muss klar festgelegt werden, welche Daten benötigt werden und in welcher Form diese vorliegen müssen. Zusätzlich gilt es Ansprechpersonen zu bestimmten, die bei Fragen unterstützen können. Hat du die Basis geschaffen, geht es nur noch um den Zauber der Bedarfsplanung Lösung und die Expertise des Anbieters.

Unabhängig davon, wie du dich am Ende entscheidest, ist es wichtig, die Ergebnisse für sich sprechen zu lassen. Die Auswahl und Suche nach einer innovativen Bedarfsplanung Lösung ist keine einfache Aufgabe, doch es lohnt sich. Genaue Prognosen haben einen maßgeblichen Einfluss auf die Wertschöpfung und bergen große Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Bei der Auswahl sollte deshalb Wert auf den Kern solcher Lösungen gelegt werden.

Prognosegenauigkeit. Ausmaß der Automatisierung. Benutzerfreundlichkeit.

Über Quantics

Quantics ist ein SaaS Forecasting und Decision-Making Lösung, die präzise und agile Bedarfsprognosen liefert und eine intelligentere sowie nachhaltigere Entscheidungsfindung ermöglicht. Unsere Mission ist es Entscheider mit einem selbstlernenden System auszustatten, welches künstliche Intelligenz sowie Expertenwissen kombiniert und dadurch einen innovativen Planungsprozess ermöglicht.